Was ist Arbeitszeiterfassung?
Kurze Antwort
Arbeitszeiterfassung ist die systematische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit eines Mitarbeiters einschließlich Pausen. Unternehmen nutzen sie zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, zur Berechnung von Überstunden und als Grundlage der Lohnabrechnung.
Im Gegensatz zur reinen Projektzeiterfassung, bei der Zeiten auf einzelne Kunden, Aufträge oder Tätigkeiten gebucht werden, steht bei der Mitarbeiterzeiterfassung die Anwesenheit und die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes im Mittelpunkt.
Ein modernes Zeiterfassungssystem beantwortet drei Kernfragen zuverlässig: Wer war wann anwesend? Wurden die gesetzlichen Pausen eingehalten? Und wie viele Überstunden oder Minusstunden sind über einen Zeitraum aufgelaufen? Aus diesen Daten entstehen Stundenkonten, Monatsauswertungen und eine belastbare Grundlage für die Lohnabrechnung – ganz ohne handgeschriebene Stundenzettel oder fehleranfällige Excel-Tabellen.
Xpert-Timer Works ist genau für diesen Zweck entwickelt: eine schlanke, professionelle Zeiterfassungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen, Handwerksbetriebe, Praxen, Kanzleien und Teams, die ihre Arbeitszeit sauber dokumentieren möchten – wahlweise per PC, Terminal oder RFID-Kartenleser.
Ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Kurze Antwort
Ja. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen – unabhängig von der Unternehmensgröße.
Kurz gesagt: Ja. Bereits 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgeber ein System einrichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit objektiv und verlässlich erfasst werden kann. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Vorgabe mit seinem viel beachteten Beschluss vom 13. September 2022 für Deutschland bestätigt: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen.
Schon zuvor galt nach dem Arbeitszeitgesetz (§ 16 ArbZG) die Pflicht, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Mit der jüngeren Rechtsprechung wurde aus der punktuellen Aufzeichnungspflicht eine umfassende Erfassungspflicht, unabhängig von der Unternehmensgröße.
In der Praxis bedeutet das: Eine nachvollziehbare, manipulationssichere und überprüfbare elektronische Zeiterfassung schützt nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch das Unternehmen – etwa bei Streitigkeiten über Überstunden, bei Prüfungen durch die Behörden oder im Zusammenhang mit dem Mindestlohngesetz.
Hinweis: Dieser Abschnitt gibt den allgemeinen Stand wieder und stellt keine Rechtsberatung dar. Für die konkrete Ausgestaltung in Ihrem Betrieb empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrer Rechts- oder Steuerberatung.
Funktionen der Arbeitszeiterfassung in Xpert-Timer Works
Alles, was Sie brauchen, um Arbeitsstunden sauber und gesetzeskonform zu erfassen – in einer einzigen Software.
Kommt- und Geht-Zeiten
Mitarbeiter stempeln per PC, Terminal oder RFID-Karte ein und aus. Die An- und Abwesenheitszeiten werden minutengenau und tagesaktuell erfasst.
Pausenverwaltung
Gesetzliche Pausen werden berücksichtigt und automatisch abgezogen – manuell gestempelt oder nach hinterlegten Regeln.
Überstunden & Stundenkonten
Über- und Minusstunden laufen je Mitarbeiter in einem Stundenkonto zusammen. Der Saldo ist jederzeit transparent einsehbar.
Urlaubs- & Abwesenheitsverwaltung
Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden erfasst und in die Monatsauswertung eingerechnet.
RFID-Kartenleser-Anbindung
Mit dem XTCardreader stempeln Mitarbeiter per Chip oder Karte – ideal für Empfang, Werkstatt oder Produktion.
Auswertung & Export
Monats- und Mitarbeiterauswertungen lassen sich als PDF oder zur Weitergabe an die Lohnbuchhaltung exportieren.
So funktioniert die Arbeitszeiterfassung mit Xpert-Timer Works
Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten – damit das Erfassen der Arbeitszeiten im Arbeitsalltag nicht zur Hürde wird:
1. Einstempeln
Zu Arbeitsbeginn meldet sich der Mitarbeiter an – am eigenen PC, an einem zentralen Terminal im Eingangsbereich oder berührungslos per RFID-Karte über den XTCardreader. Die Startzeit wird automatisch gespeichert.
2. Pausen erfassen
Während des Tages werden Pausen gestempelt oder nach hinterlegten Regeln automatisch berücksichtigt. So ist sichergestellt, dass die gesetzlichen Pausenzeiten eingehalten und korrekt von der Arbeitszeit abgezogen werden.
3. Ausstempeln
Am Ende der Schicht meldet sich der Mitarbeiter ab. Xpert-Timer Works berechnet die Netto-Arbeitszeit des Tages und schreibt sie dem persönlichen Stundenkonto gut.
4. Auswerten
Vorgesetzte und die Personalabteilung sehen jederzeit, wer wie lange gearbeitet hat, wie der Überstundensaldo aussieht und welche Abwesenheiten vorliegen. Zum Monatsabschluss entsteht per Knopfdruck eine vollständige Auswertung für die Lohnabrechnung.
Weil alle Daten lokal in Ihrer eigenen Umgebung liegen, behalten Sie die volle Kontrolle – ohne Abhängigkeit von einem externen Cloud-Dienst.
Die Vorteile einer digitalen Arbeitszeiterfassung
Der Wechsel vom Papierstundenzettel oder der Excel-Tabelle zu einer digitalen Zeiterfassung zahlt sich für Unternehmen jeder Größe schnell aus. Die wichtigsten Vorteile von Xpert-Timer Works im Überblick:
- Rechtssicherheit: Sie erfüllen die gesetzliche Erfassungspflicht und haben bei Streitfällen oder Prüfungen jederzeit lückenlose, nachvollziehbare Aufzeichnungen zur Hand.
- Weniger Aufwand: Stundenzettel auszählen, Pausen abziehen und Salden berechnen übernimmt die Software automatisch. Das spart der Lohnbuchhaltung Monat für Monat Zeit.
- Weniger Fehler: Automatische Berechnung von Arbeitszeit, Pausen und Überstunden vermeidet Übertragungs- und Rechenfehler, die bei manueller Erfassung entstehen.
- Transparenz für beide Seiten: Mitarbeiter sehen ihren aktuellen Überstundensaldo, Vorgesetzte behalten Anwesenheit und Kapazitäten im Blick.
- Manipulationssicherheit: In Verbindung mit dem RFID-Kartenleser werden Zeiten eindeutig pro Person und direkt beim Stempeln erfasst.
- Datenschutz & Datenhoheit: Als On-Premise-Lösung bleiben alle personenbezogenen Arbeitszeitdaten DSGVO-konform in Ihrem Haus.
- Saubere Lohnabrechnung: Monatsauswertungen lassen sich direkt als Grundlage für die Entgeltabrechnung exportieren – ohne Medienbruch.
Warum Excel keine professionelle Arbeitszeiterfassung ersetzt
Kurze Antwort
Eine Excel-Tabelle genügt für wenige Einzelfälle, ersetzt aber keine rechtssichere Arbeitszeiterfassung: Tabellen sind nicht manipulationssicher, formelanfällig, pflegeintensiv und DSGVO-kritisch.
Viele Betriebe starten ihre Zeiterfassung mit einer Excel-Tabelle oder einer kostenlosen Vorlage – schließlich ist Excel bereits vorhanden und scheinbar kostenlos. In der Praxis stößt die Arbeitszeiterfassung per Excel jedoch schnell an ihre Grenzen, sobald aus ein paar Stunden ein rechtssicherer, monatlicher Nachweis für mehrere Mitarbeiter werden soll.
Die typischen Schwächen einer Arbeitszeiterfassung in Excel:
- Keine Manipulationssicherheit: Zellen lassen sich jederzeit nachträglich überschreiben – ohne Protokoll, wer wann was geändert hat. Für eine gesetzeskonforme, überprüfbare Erfassung ist das ungeeignet.
- Fehleranfällige Formeln: Eine verschobene Formel, ein falscher Bezug oder eine gelöschte Zeile, und Pausen, Überstunden oder Salden werden falsch berechnet – oft unbemerkt.
- Kein echtes Stempeln: Kommt- und Geht-Zeiten werden meist nachträglich aus dem Gedächtnis eingetragen, statt minutengenau beim Ein- und Ausstempeln erfasst zu werden.
- Hoher Pflegeaufwand: Pro Mitarbeiter eine Datei, jeden Monat ein neues Blatt, manuelles Zusammenführen für die Lohnabrechnung – das kostet die Verwaltung wertvolle Zeit.
- Datenschutz-Risiko: Tabellen mit personenbezogenen Arbeitszeiten landen schnell per E-Mail oder auf Netzlaufwerken – DSGVO-konform ist das selten.
- Keine Auswertungen auf Knopfdruck: Urlaubskonten, Überstundensalden und Monatsberichte müssen mühsam von Hand gepflegt werden.
Eine professionelle Zeiterfassungssoftware wie Xpert-Timer Works löst genau diese Probleme: Zeiten werden direkt beim Stempeln erfasst, Pausen und Überstunden automatisch berechnet und alle Daten liegen DSGVO-konform und revisionssicher an einer Stelle. So sparen Sie sich die fehleranfällige Excel-Vorlage – ohne den Aufwand, alles selbst zu pflegen.
| Merkmal | Excel | Xpert-Timer |
|---|---|---|
| Automatische Pausen | ||
| DSGVO | eingeschränkt | |
| Überstunden | manuell | |
| RFID-Kartenleser | ||
| Arbeitszeitkonto | ||
| Berichte & Auswertungen | eingeschränkt |
Statt Excel-Vorlage: Xpert-Timer Works 30 Tage kostenlos testen
Für wen eignet sich die Arbeitszeiterfassung?
Xpert-Timer Works passt sich unterschiedlichen Branchen und Betriebsgrößen an. Finden Sie Ihren Anwendungsfall:
Kleinunternehmen & KMU
Schlanke, bezahlbare Erfassung ohne IT-Overhead – ideal für Betriebe, die der gesetzlichen Pflicht unkompliziert nachkommen wollen.
Mehr für TeamsHandwerk & Produktion
Robuste Erfassung per Kartenleser am Werkstatteingang – auch für Mitarbeiter ohne eigenen PC-Arbeitsplatz.
IT & Dienstleister
Arbeitszeiterfassung kombinierbar mit der Projektzeiterfassung von Xpert-Timer Pro – Anwesenheit und Projektzeiten in einem System.
Zu Xpert-Timer ProPraxen, Kanzleien & Empfang
Diskrete Stempelung am Empfangsterminal, klare Monatsauswertungen für die Lohnbuchhaltung.
Keine Cloud. Keine fremden Server. Volle Datenhoheit.
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten und unterliegen damit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Viele Cloud-Lösungen speichern diese sensiblen Informationen auf Servern Dritter, oft außerhalb Deutschlands. Xpert-Timer geht bewusst einen anderen Weg: Die Software wird lokal installiert, und alle Daten verbleiben in Ihrer eigenen Umgebung, etwa auf Ihrem Firmenserver oder in Ihrer eigenen Datenbank.
Das bedeutet maximale Datenhoheit, klare Verantwortlichkeiten und keine laufende Abhängigkeit von einem externen Anbieter. Wenn Sie dennoch einen browserbasierten Zugriff für mehrere Standorte oder mobile Mitarbeiter benötigen, lässt sich Xpert-Timer mit dem XTCloudServer als eigene On-Premise-Cloud betreiben. Das bringt die Vorteile der Cloud, ohne die Daten aus der Hand zu geben.
Warum Xpert-Timer häufig für Unternehmen gewählt wird
Kurze Antwort
Xpert-Timer Works ist eine On-Premise-Arbeitszeiterfassung ohne Cloud – deutsche Software (seit 1999), lokal auf Windows installiert, alle Daten bleiben DSGVO-konform im Unternehmen. Wahlweise als Kauflizenz, mit RFID-Kartenleser und kombinierbar mit der Projektzeiterfassung.
Wer eine Arbeitszeiterfassung ohne Cloud sucht, landet schnell bei Xpert-Timer. Die Software ist seit über zwei Jahrzehnten auf datenschutzfreundliche, lokal betriebene Zeiterfassung spezialisiert. Die wichtigsten Gründe für die Wahl von Xpert-Timer Works im Überblick:
- Deutsche Software: Entwicklung, Wartung und Support erfolgen in Deutschland (Füssen im Allgäu), deutschsprachiger Support inklusive.
- Seit 1999 am Markt: Über 25 Jahre Erfahrung in der Zeiterfassung; mehr als 2.000 Unternehmen setzen die Software ein.
- On-Premise statt Cloud: Xpert-Timer wird lokal installiert und betrieben – ganz ohne Cloud-Zwang. Optional ist mit dem XTCloudServer eine eigene On-Premise-Cloud möglich.
- DSGVO-konform: Alle personenbezogenen Arbeitszeitdaten bleiben im Unternehmen, auf dem eigenen Server oder in der eigenen Datenbank.
- Kauflizenz: Einmalig kaufen statt dauerhaft mieten und kein Abo-Zwang. Eine Mietlizenz ist optional ebenfalls erhältlich.
- Windows-basiert: Läuft als native Windows-Anwendung im Firmennetz, ohne Browser-Abhängigkeit.
- RFID-Kartenleser: Mit dem XTCardreader stempeln Mitarbeiter berührungslos per Chip oder Karte. Das ist ideal für Empfang, Werkstatt und Produktion.
- Projektzeiterfassung kombinierbar: Die Arbeitszeiterfassung lässt sich mit Xpert-Timer Pro zur Projektzeiterfassung erweitern – Anwesenheits- und Projektzeiten in einem System.
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Laden Sie Xpert-Timer Works herunter und testen Sie alle Funktionen 30 Tage lang – ohne Registrierung, ohne Kreditkarte, ohne Risiko.
Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung
Ist die Arbeitszeiterfassung für mein Unternehmen Pflicht?
Ja. Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen – unabhängig von der Unternehmensgröße. Eine geeignete Software wie Xpert-Timer Works hilft Ihnen, dieser Pflicht rechtssicher nachzukommen.
Ist die Erfassung manipulationssicher?
Die Zeiten werden direkt beim Ein- und Ausstempeln gespeichert und sind nachvollziehbar dokumentiert. In Verbindung mit dem RFID-Kartenleser XTCardreader erfolgt die Stempelung eindeutig pro Mitarbeiter, was nachträgliche Manipulationen erschwert.
Welche Arbeitszeiterfassung ohne Cloud gibt es?
Xpert-Timer Works ist eine Arbeitszeiterfassung ohne Cloud: Die Software wird lokal auf Windows installiert und vollständig im eigenen Firmennetz betrieben. Alle Arbeitszeitdaten bleiben DSGVO-konform im Unternehmen, auf dem eigenen Server oder in der eigenen Datenbank. Es handelt sich um eine deutsche Software (seit 1999), wahlweise als Kauflizenz, mit RFID-Kartenleser-Anbindung und kombinierbar mit der Projektzeiterfassung von Xpert-Timer Pro. Wird dennoch ein Browserzugriff benötigt, lässt sich mit dem XTCloudServer eine eigene On-Premise-Cloud betreiben.
Reicht eine Arbeitszeiterfassung mit Excel nicht aus?
Für eine erste, sehr kleine Erfassung mag eine Excel-Tabelle genügen. Sobald jedoch mehrere Mitarbeiter, gesetzliche Nachweispflichten und eine korrekte Lohnabrechnung dazukommen, stößt Excel an seine Grenzen: Tabellen sind nicht manipulationssicher, Formeln fehleranfällig und der Pflegeaufwand hoch. Eine Software wie Xpert-Timer Works erfasst Zeiten direkt beim Stempeln, berechnet Pausen und Überstunden automatisch und speichert alle Daten DSGVO-konform und revisionssicher.
Brauche ich für Xpert-Timer Works eine Cloud oder Internetverbindung?
Nein. Xpert-Timer Works wird lokal auf Ihrem Windows-System installiert und funktioniert vollständig in Ihrer eigenen Umgebung. Ihre Arbeitszeitdaten verlassen Ihr Unternehmen nicht. Für standortübergreifenden Browserzugriff ist optional der XTCloudServer als On-Premise-Lösung verfügbar.
Kann ich auch ohne Kartenleser starten?
Ja. Mitarbeiter können direkt am PC oder an einem zentralen Terminal ein- und ausstempeln. Der RFID-Kartenleser XTCardreader ist eine optionale Erweiterung, die sich besonders für Werkstätten, Empfangsbereiche und Produktionsumgebungen anbietet.
Was kostet die Arbeitszeiterfassung mit Xpert-Timer Works?
Xpert-Timer Works ist ab 125 € erhältlich, wahlweise als Kauf- oder Mietlizenz. Eine vollständige Übersicht finden Sie auf unserer Preisseite. Sie können die Software vorab 30 Tage kostenlos testen.
Lässt sich die Arbeitszeiterfassung mit der Projektzeiterfassung kombinieren?
Ja. Xpert-Timer Works lässt sich eigenständig betreiben oder als Erweiterung von Xpert-Timer Pro einsetzen. So erfassen Sie Anwesenheits- und Projektzeiten in einem durchgängigen System.
Ist die Arbeitszeiterfassung DSGVO-konform?
Ja. Xpert-Timer Works wird lokal in Ihrem Unternehmen installiert (On-Premise). Alle personenbezogenen Arbeitszeitdaten verbleiben auf Ihrem eigenen Server bzw. in Ihrer eigenen Datenbank und werden nicht an Dritte oder in eine externe Cloud übertragen. Damit behalten Sie die volle Kontrolle über die Daten und erfüllen die Anforderungen der DSGVO.
Kann ich Arbeitszeiten im Homeoffice erfassen?
Ja. Mitarbeiter im Homeoffice stempeln am eigenen PC ein und aus – Voraussetzung ist ein Zugriff auf die zentrale Datenbank, beispielsweise über VPN. Für ortsunabhängigen Zugriff per Browser steht zusätzlich der XTCloudServer als eigene On-Premise-Cloud zur Verfügung.
Gibt es eine App zur Zeiterfassung?
Ja. Mit der Android-App XTMobil können Mitarbeiter ihre Zeiten auch unterwegs erfassen. Die App eignet sich besonders für Außendienst, Montage und mobiles Arbeiten und synchronisiert die Zeiten mit Xpert-Timer.
Können Teilzeitkräfte und individuelle Arbeitszeiten erfasst werden?
Ja. Für jeden Mitarbeiter lässt sich ein individuelles Arbeitszeitmodell hinterlegen – Vollzeit, Teilzeit oder flexible Wochenstunden. Soll- und Ist-Zeiten werden entsprechend abgeglichen, sodass auch bei Teilzeit der korrekte Stundensaldo entsteht.
Können Schichtmodelle abgebildet werden?
Ja. Unterschiedliche Arbeitszeit- und Schichtmodelle lassen sich konfigurieren und den jeweiligen Mitarbeitern zuordnen. Das ist besonders im Schichtbetrieb von Produktion und Fertigung sowie bei wechselnden Arbeitszeiten hilfreich.
Was passiert bei einem Stromausfall?
Bereits gestempelte Buchungen sind in der Datenbank gespeichert und gehen bei einem Stromausfall nicht verloren. Nach dem Neustart von Rechner und Datenbank kann die Erfassung nahtlos fortgesetzt werden. Wie bei jeder Unternehmenssoftware empfehlen wir regelmäßige Datensicherungen des Datenbankservers.
Funktioniert Xpert-Timer Works auch offline ohne Internet?
Ja. Xpert-Timer Works arbeitet vollständig im lokalen Firmennetz und benötigt keine durchgehende Internetverbindung. Eine Anbindung nach außen ist nur dann nötig, wenn Sie bewusst standortübergreifenden Zugriff – etwa über den XTCloudServer – einsetzen möchten.
Kann ich bestehende Mitarbeiter importieren?
Mitarbeiter können manuell angelegt oder über Schnittstellen übernommen werden. Bei der Erstübernahme größerer Mitarbeiterlisten unterstützt Sie unser Support gerne, damit der Start in die digitale Zeiterfassung zügig gelingt.
Kann ich Urlaub und Abwesenheiten erfassen?
Ja. Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub und weitere Abwesenheiten werden pro Mitarbeiter zentral verwaltet. Urlaubsanspruch, genommene Tage und Resturlaub sind jederzeit einsehbar und fließen in die Monatsauswertung ein.
Werden Feiertage berücksichtigt?
Ja. Feiertage lassen sich hinterlegen und werden bei der Berechnung der Soll-Arbeitszeit berücksichtigt. So müssen gesetzliche Feiertage nicht manuell verrechnet werden und die Stundenkonten bleiben korrekt.
Wie werden Überstunden berechnet?
Xpert-Timer Works vergleicht die erfasste Ist-Arbeitszeit täglich mit der hinterlegten Soll-Arbeitszeit und bucht die Differenz automatisch als Über- oder Minusstunden in das persönliche Arbeitszeitkonto. Der aktuelle Saldo ist jederzeit transparent einsehbar und kann als Freizeitausgleich oder zur Auszahlung verwendet werden.
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