Was ist Zeiterfassung?
Kurze Antwort
Zeiterfassung ist die systematische Dokumentation von Arbeits- und Tätigkeitszeiten in einem Unternehmen. Sie bildet die Grundlage für Lohnabrechnung, Projektkalkulation, Nachweispflichten und die Auswertung, wofür Arbeitszeit tatsächlich aufgewendet wird.
Zeiterfassung beantwortet je nach Einsatzzweck unterschiedliche Fragen: Wann hat ein Mitarbeiter gearbeitet (Arbeitszeit), und woran wurde gearbeitet (Projekt- und Tätigkeitszeit)? Während die Arbeitszeiterfassung Anwesenheit, Pausen und Überstunden im Sinne des Arbeitszeitgesetzes dokumentiert, ordnet die Projektzeiterfassung die geleistete Zeit einzelnen Kunden, Aufträgen oder Aufgaben zu – als Basis für Kalkulation und Abrechnung.
Ein professionelles Zeiterfassungssystem führt beides zusammen: Aus erfassten Zeiten entstehen Stundenkonten, Projektauswertungen, Monatsberichte und eine belastbare Grundlage für die Lohnbuchhaltung – ohne handgeschriebene Stundenzettel oder fehleranfällige Excel-Tabellen.
Xpert-Timer deckt diese Anforderungen mit einer Produktfamilie ab: vom schlanken Einzelplatz für Freelancer bis zur mehrplatzfähigen Lösung für Teams – wahlweise per PC, Terminal, RFID-Kartenleser oder mobiler App.
Arten der Zeiterfassung: Arbeitszeit, Projektzeit & mehr
„Zeiterfassung" ist ein Oberbegriff. In der Praxis unterscheidet man vor allem zwei Ausrichtungen, die sich ergänzen und in Xpert-Timer kombinieren lassen:
- Arbeitszeiterfassung: Erfasst Kommt- und Geht-Zeiten, Pausen, Überstunden und Urlaub – gesetzeskonform und manipulationssicher. Sie steht im Mittelpunkt, wenn es um Anwesenheit und die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes geht. Mehr zur Arbeitszeiterfassung
- Projektzeiterfassung: Ordnet die geleistete Zeit Kunden, Projekten und Aufgaben zu. Sie ist die Grundlage für Nachkalkulation, Rentabilitätsanalyse und projektbezogene Abrechnung. Mehr zur Projektzeiterfassung
Hinzu kommen Spezialfälle wie die mobile Zeiterfassung für Außendienst und Montage (per Android-App XTMobil) sowie die standortübergreifende Zeiterfassung über eine eigene On-Premise-Cloud. Entscheidend ist: Alle Varianten arbeiten in derselben Datenbankumgebung – Sie müssen sich nicht zwischen Arbeits- und Projektzeit entscheiden, sondern können beides parallel nutzen.
Funktionen einer modernen Zeiterfassung
Was eine professionelle Zeiterfassungssoftware leisten sollte – in Xpert-Timer von Haus aus enthalten.
Zeiten erfassen
Start/Stopp per Klick, Stempeln per Terminal oder RFID-Karte, mobile Erfassung per App – minutengenau und tagesaktuell.
Projekte & Aufgaben
Buchen Sie Zeiten auf Kunden, Projekte und Tätigkeiten – die Basis für Nachkalkulation und Rentabilität.
Überstunden & Stundenkonten
Über- und Minusstunden laufen pro Mitarbeiter in einem transparenten Stundenkonto zusammen.
Urlaub & Abwesenheiten
Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden zentral verwaltet und eingerechnet.
Auswertung & Faktura
Monats- und Projektauswertungen als PDF, Export an die Lohnbuchhaltung oder direkte Rechnungsstellung.
DSGVO & On-Premise
Alle Daten bleiben lokal in Ihrem Haus – datenschutzkonform und ohne Abhängigkeit von einem Cloud-Anbieter.
Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Kurze Antwort
Für die Arbeitszeit: ja. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen – unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Projektzeiterfassung ist dagegen freiwillig, aber betriebswirtschaftlich oft entscheidend.
Bereits 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgeber ein System zur objektiven und verlässlichen Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte dies mit Beschluss vom 13. September 2022 für Deutschland. Aufzeichnungen über die werktägliche Arbeitszeit sind nach § 16 ArbZG zudem mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Eine nachvollziehbare, manipulationssichere Zeiterfassung schützt damit nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch das Unternehmen – etwa bei Streitigkeiten über Überstunden, bei behördlichen Prüfungen oder im Zusammenhang mit dem Mindestlohngesetz. Details und Praxistipps finden Sie in unserem Ratgeber zur gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung.
Hinweis: Dieser Abschnitt gibt den allgemeinen Stand wieder und stellt keine Rechtsberatung dar. Für die konkrete Ausgestaltung in Ihrem Betrieb empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrer Rechts- oder Steuerberatung.
Zeiterfassung ohne Cloud – Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Kurze Antwort
Xpert-Timer ist eine On-Premise-Zeiterfassung ohne Cloud-Zwang: Die Software wird lokal auf Windows installiert, alle Zeit- und Personendaten verbleiben DSGVO-konform im Unternehmen – auf dem eigenen Server oder in der eigenen Datenbank.
Erfasste Zeiten sind personenbezogene Daten und unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Viele Cloud-Lösungen speichern diese sensiblen Informationen auf Servern Dritter – oft außerhalb Deutschlands. Xpert-Timer geht bewusst einen anderen Weg: lokale Installation, volle Datenhoheit, keine laufende Abhängigkeit von einem externen Anbieter.
Wer dennoch standortübergreifenden oder mobilen Zugriff benötigt, betreibt Xpert-Timer mit dem XTCloudServer als eigene On-Premise-Cloud – die Vorteile der Cloud, ohne die Daten aus der Hand zu geben.
Welche Xpert-Timer Lösung passt zu Ihnen?
Vier aufeinander abgestimmte Lösungen – einzeln einsetzbar oder kombinierbar in einer Datenbankumgebung.
Xpert-Timer Basic
Projektzeiterfassung für Einzelplätze und Freelancer – schlank und sofort einsatzbereit.
Zu BasicXpert-Timer Pro
Mehrplatzfähige Projektzeiterfassung für Teams – mit Faktura, Auswertungen und Zusatzmodulen.
Zu ProXpert-Timer Works
Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung mit Kommt-/Geht-Zeiten, Pausen und Überstunden.
Zur ArbeitszeiterfassungXTCloudServer
Browserzugriff für mehrere Standorte – als eigene On-Premise-Cloud im Firmennetz.
Zum XTCloudServerFür wen eignet sich Xpert-Timer?
Zeiterfassung ist branchenübergreifend relevant – diese Anwendungsfälle decken wir besonders gut ab:
Kleinunternehmen & KMU
Schlanke, bezahlbare Erfassung ohne IT-Overhead – für die gesetzliche Pflicht und die Projektkalkulation.
Handwerk & Produktion
Robuste Erfassung per Kartenleser am Werkstatteingang – auch ohne eigenen PC-Arbeitsplatz.
IT & Dienstleister
Projekt- und Arbeitszeit in einem System – ideal für Agenturen, IT-Teams und Beratungen.
Zu Xpert-Timer ProFreelancer & Selbstständige
Projektzeiten sauber dokumentieren und abrechnen – schon mit Xpert-Timer Basic.
Zu Xpert-Timer BasicZeiterfassung 30 Tage kostenlos testen
Laden Sie Xpert-Timer herunter und testen Sie alle Funktionen 30 Tage lang – ohne Registrierung, ohne Kreditkarte, ohne Risiko.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert, wann gearbeitet wird – Kommt-/Geht-Zeiten, Pausen, Überstunden – und dient der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Die Projektzeiterfassung dokumentiert, woran gearbeitet wird, und ordnet Zeiten Kunden und Projekten zu. Xpert-Timer kann beides – einzeln oder kombiniert. Mehr dazu auf unserer Seite zur Arbeitszeiterfassung.
Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Die Erfassung der Arbeitszeit ist seit dem BAG-Urteil vom September 2022 für alle Arbeitgeber Pflicht – unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Projektzeiterfassung ist freiwillig, aber für die Kalkulation und Rentabilität vieler Betriebe entscheidend.
Gibt es eine Zeiterfassung ohne Cloud?
Ja. Xpert-Timer ist eine On-Premise-Zeiterfassung: Die Software wird lokal auf Windows installiert und vollständig im eigenen Firmennetz betrieben. Alle Daten bleiben DSGVO-konform im Unternehmen. Optional ist mit dem XTCloudServer eine eigene On-Premise-Cloud möglich.
Welche Xpert-Timer Version brauche ich?
Basic eignet sich für Einzelplätze und Freelancer, Pro für Teams mit mehreren Nutzern und Zusatzmodulen, Works für die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung und der XTCloudServer für standortübergreifenden Browserzugriff. Eine Übersicht und Preise finden Sie auf der Preisseite.
Kann ich Arbeitszeit und Projektzeit zusammen erfassen?
Ja. Xpert-Timer Pro (Projektzeit) und Xpert-Timer Works (Arbeitszeit) lassen sich in derselben Datenbankumgebung kombinieren. So erfassen Sie Anwesenheits- und Projektzeiten in einem durchgängigen System.
Gibt es eine mobile Zeiterfassung?
Ja. Mit der Android-App XTMobil können Mitarbeiter ihre Zeiten unterwegs erfassen – ideal für Außendienst, Montage und mobiles Arbeiten. Die Zeiten werden mit Xpert-Timer synchronisiert.
Was kostet eine Zeiterfassung mit Xpert-Timer?
Die Preise hängen von Lösung und Lizenzmodell (Kauf oder Miete) ab. Xpert-Timer Works ist beispielsweise ab 125 € erhältlich. Alle Details finden Sie auf der Preisseite – vorab können Sie die Software 30 Tage kostenlos testen.
Ist die Zeiterfassung DSGVO-konform?
Ja. Als On-Premise-Software verbleiben alle personenbezogenen Zeitdaten in Ihrem Unternehmen – auf dem eigenen Server bzw. in der eigenen Datenbank. Es werden keine Daten an Dritte oder in eine externe Cloud übertragen.
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- 27 Jahre Erfahrung – entwickelt in Deutschland
- 2.000+ Unternehmen im Einsatz
- 100 % On-Premise – 0 Daten in fremder Cloud
- 30 Tage kostenlos & unverbindlich testen
- 4 Lösungen: Basic · Pro · Works · Cloud
- 1,2 Mio. Zeilen ausgereifter Code
- seit 1999 auf Zeiterfassung spezialisiert
- 10–16 Uhr persönlicher Support, Mo–Fr